Conditions générales de vente

Conditions générales de vente

pour les cours de français à l’Institut français de Tokyo

1 – Inscription aux cours

a. Modalités d’inscription

Toute inscription suppose l’acceptation des conditions générales de vente. Les inscriptions aux cours s’effectuent pendant des périodes déterminées et dans la limite des places disponibles. A défaut de disponibilités dans le cours choisi, les coordonnées des personnes seront sauvegardées sur une liste d’attente et elles seront contactées en cas de places disponibles par la suite.

Une fiche d’inscription disponible à l’accueil ou sur le site Internet de l’IF-TOKYO doit être remplie pour toute inscription. Elle est à remettre à l’accueil ou à transmettre par courriel avec le règlement des cours. Ces données sont également sollicitées sur la boutique en ligne avec la création de comptes personnalisés. Les coordonnées personnelles données au moment de l’inscription sont conservées pendant toute la durée des cours à l’IF-TOKYO. Au-delà de cette période, une demande de suppression de ces données personnelles peut être envoyée par écrit à l’IF-TOKYO.

Un test de niveau est proposé aux nouveaux inscrits. Il se fait en face à face, dans les locaux de l’IF-TOKYO ou à distance (visioconférence).

Toute inscription entraîne acceptation du calendrier des séances de cours défini par l’IF-TOKYO.

l’IF-TOKYO se réserve le droit de refuser l’inscription d’un(e) étudiant(e) en cas de comportement inapproprié.

b. Modalités de paiement

Le règlement des cours doit être effectué en une fois avant la participation au cours choisi, en espèces, par virement ou par carte bancaire auprès de l’accueil ou sur la boutique en ligne. Aucune réservation de place n’est possible sans paiement des frais de cours.

c. Tarifs des cours et frais annuel d’inscription

Les tarifs des cours sont définis trimestriellement dans la brochure de l’IF-TOKYO. A ces tarifs s’ajoutent (sauf exception mentionnée) des frais annuels d’inscription comme suit :

*    Le tarif normal sera appliqué dans le cas d’une première inscription ou en cas d’absence de renouvellement de l’adhésion pendant un trimestre ou plus

**  Le renouvellement implique qu’il n’y a pas eu d’interruption dans l’adhésion, même pour un trimestre. Il est conseillé de renouveler son adhésion juste avant l’expiration de l’adhésion en cours.

*** La présentation d’une carte d’étudiant à l’accueil est requise

Une carte de membre est remise aux apprenants. Elle permet l’accès à la médiathèque et à Culturethèque (bibliothèque en ligne) et donne droit à des réductions sur les activités de l’Institut et de certains de ses partenaires. En cas de perte, le remplacement de la carte est facturé 500 yens.

Certains cours requièrent un manuel. Les frais d’achat sont à votre charge.

d. Cours privés

Les cours sont ouverts à partir de l’âge de 6 ans. Ils peuvent être suivis en présentiel à l’Institut français de Tokyo ou en ligne depuis tout le Japon ou depuis l’étranger.
Les cours en ligne sont donnés via le logiciel Skype. Sur demande spécifique du client le logiciel Zoom pourra être utilisé.

L’IF-TOKYO propose des cours particuliers payables à l’unité ou via l’achat de crédits (pour une ou deux personnes en présentiel et en face-à-face uniquement en ligne. Ces crédits sont valables durant un an à partir de la date d’achat. Ils sont strictement nominatifs et non transférables à un tiers.

Réservation des cours:
Les réservations à l’accueil, par mail ou téléphone sont acceptées jusqu’à 2 jours avant le cours à l’exception des dimanches, lundis et jours fériés,
pour les cours particuliers en ligne les réservations peuvent être faites sur la plateforme dédiée 24h sur 24h.

Confirmation de réservation :

Lors d’une réservation en ligne, le cours est réputé confirmé dès qu’il est réservé par le client.

Pour les autres modes de réservation, les cours sont confirmés auprès du client une fois qu’un professeur disponible a été attribué.

Changements et annulations :

Les changements et annulations à l’initiative du client sont acceptés jusqu’à 24h avant le début du cours à l’exception des dimanches, lundis et jours fériés. Dans les cas d’une demande par courriel ou téléphone, elle ne pourra être prise en compte que durant les horaires d’ouverture. Au-delà, le règlement du cours est dû et le crédit est consommé. De même, en cas d’absence à un cours, le crédit est réputé consommé.

Remboursement :

L’IF-TOKYO pourra procéder à un remboursement des crédits non consommés au prix unitaire auquel ils ont été achetés sur présentation d’un certificat médical ou d’une attestation de l’employeur, sur la base du tarif initial de vente de ces crédits. Des frais administratifs à hauteur de 20% de la somme à rembourser seront prélevés.

e. Cours par correspondance (CAD)

L’inscription aux cours par correspondance est acceptée à partir de l’âge de 16 ans. Il est également possible de suivre un cours si on réside à l’étranger, moyennant des frais administratifs spécifiques, cependant les devoirs corrigés seront envoyés à une adresse au Japon fournie par l’apprenant.

Le tarif d’inscription comprend les frais d’envoi du matériel pédagogique. Cependant, les frais d’envoi des copies par l’apprenant restent à sa charge. Dans le cas d’un retour du matériel pédagogique à la suite d’une décision de l’apprenant, ces frais d’envoi sont également à sa charge.

Sur présentation d’un justificatif (certificat médical, attestation employeur) constatant son impossibilité à suivre le cours, l’apprenant pourra reporter son inscription à un trimestre ultérieur, au plus tard le 4ème trimestre suivant le trimestre d’inscription initiale. Dans le cas où le tarif de la nouvelle classe est moins
élevé, un avoir non remboursable d’une valeur égale à la différence tarifaire sera proposé. Dans le cas où le report s’avère impossible, un remboursement des frais de cours (uniquement) sera proposé, calculé au prorata du nombre de devoirs restants et moyennant des frais de résiliation s’élevant à 20% des devoirs restants.

Après inscription, toute demande d’annulation à l’initiative de l’apprenant donnera lieu à l’émission d’un avoir non remboursable des frais de cours (uniquement), calculé au prorata du nombre de devoirs restants et moyennant des frais de résiliation s’élevant à 20% des devoirs restants.

2 –Cours d’essai

Des cours d’essai gratuits peuvent être proposés avant l’inscription pour vérifier le niveau de l’apprenant et identifier le format de cours le plus adapté. L’IF-TOKYO propose alors un maximum de 2 cours d’essai par session. La direction se réserve le droit de refuser un cours d’essai.

3 – Changements de classe

Aucun changement de classe n’est possible une fois la session commencée sauf accord préalable de la direction des cours. Si le tarif de la nouvelle classe est plus élevé, la différence devra être réglée avant de pouvoir assister au nouveau cours. Si le tarif de la nouvelle classe est moins élevé, un avoir non remboursable d’une valeur égale à la différence tarifaire sera proposée.

4 – Absences et rattrapages (furikae)

En cas d’absence, et dans la mesure des places disponibles, il est possible de rattraper la séance en rejoignant un autre cours du même format et du même niveau durant un créneau différent. L’étudiant/e devra alors informer l’accueil sur place, par mail ou téléphone avec anticipation de 2 jours afin de programmer cette séance de rattrapage. Le nombre de rattrapage est illimité et doit s’exercer pendant la session ayant donné naissance à ce droit.

5 – Annulations et remboursements des cours de groupes

a.Annulation d’une inscription à l’initiative de l’étudiant

Cas généraux

Aucune annulation autre que pour raison médicale ou suite à mobilité professionnelle ne donnera lieu à remboursement. Sur présentation d’un justificatif (certificat médical, attestation employeur) constatant son impossibilité à venir assister aux cours, l’Institut pourra procéder à un remboursement des frais de cours (uniquement), calculé au prorata temporis des cours non suivis et moyennant des frais de résiliation s’élevant à 20% des cours non suivis.

Après l’inscription, toute demande d’annulation à l’initiative de l’étudiant donnera lieu à l’émission d’un avoir non remboursable des frais de cours (uniquement), calculé au prorata temporis des cours non suivis et moyennant des frais de résiliation s’élevant à 20% des cours non suivis.

b. Annulation de classe en cas d’effectif insuffisant

L’Institut se réserve le droit d’annuler un cours si le nombre d’inscrits souhaité n’est pas atteint. En accord avec les personnes inscrites et dans l’intérêt des parties, l’Institut pourra proposer plusieurs alternatives telles que le report de la date de début du cours, la modification des horaires ou de la durée du cours, la fusion de plusieurs groupes, la réorientation vers un autre cours collectif.

En cas d’annulation d’un cours du fait de L’IF-TOKYO, celui-ci pourra proposer un avoir ou un remboursement intégral des frais d’inscription (frais de cours et frais annuels payés lors de l’inscription à ce cours). Si les étudiants acceptent une solution alternative à l’annulation, cette acceptation empêchera toute demande ultérieure de remboursement.

c. Absence d’un professeur initialement programmé

Lorsqu’un professeur intervenant annule sa participation pour raisons personnelles ou médicales dûment justifiées, L’IF-TOKYO s’engage à tout mettre en œuvre pour proposer un remplaçant ou à défaut proposera l’annulation de la séance.

En cas de remplacement, le nouveau professeur remplace le professeur empêché sans que cela ne donne droit à quelque remboursement que ce soit à partir du moment où le nombre d’heures de cours convenu est assuré sur la période.

Suite à une annulation, les cours seront, dans la mesure du possible, reprogrammés en une ou plusieurs séances. La ou les séance(s) de rattrapage pourront avoir lieu sur un jour et un horaire différent du créneau habituel du cours, et uniquement pendant les horaires d’ouverture de L’IF-TOKYO. En cas d’impossibilité de programmer une séance de rattrapage avant la fin de la session en cours, ou si l’apprenant ne peut y participer, celui-ci pourra réaliser un « furikae » sur le trimestre en cours ou le trimestre suivant.

Si aucune de ces options ne convient, un avoir calculé au prorata temporis du (ou des) cours non suivis sera exceptionnellement accordé. Le fait d’adhérer à l’une de ces options ne donne plus droit à quelque autre compensation par la suite.

d. Annulation pour situation exceptionnelle et cas de force majeure

En cas de force majeure ou de situation exceptionnelle ne permettant pas l’accès à l’Institut des personnels, des enseignants et du public (catastrophes naturelles ou phénomènes météorologiques telles que les typhons, inondations, séismes, éruptions volcaniques, chutes de neige ; ou troubles de l’ordre public, incendies, actes criminels, situation sanitaire exceptionnelle, état d’urgence etc.), la Direction se réserve le droit de procéder à la fermeture de l’Institut, d’annuler les cours ou de les assurer en ligne.

En cas de changement des modalités de cours, la réalisation d’un cours en ligne ne donne lieu à aucune autre compensation.

Suite à une annulation des cours, ceux-ci seront, dans la mesure du possible, reprogrammés en une ou plusieurs séances. La ou les séance(s) de rattrapage pourront avoir lieu sur un jour et un horaire différent du créneau habituel du cours, et uniquement pendant les horaires d’ouverture de l’Institut. En cas d’impossibilité de programmer une séance de rattrapage avant le trimestre suivant, ou si l’apprenant ne peut y participer, celui-ci pourra réaliser un « furikae » sur le trimestre en cours ou le trimestre suivant.

e. Modalités d’utilisation des avoirs

Les avoirs proposés sont valables pour des cours proposés pendant la session en cours et la suivante. A défaut d’utiliser cet avoir, il est nécessaire de solliciter un remboursement avant la fin de la session suivante en présentant les pièces mentionnées à l’article 5-f). Au-delà de cette date, aucun remboursement ne sera proposé. Ces dispositions ne s’appliquent pas aux avoirs non remboursables définis aux articles 1-e, 3 et 5-a des présentes conditions générales de vente.

f. Modalités de remboursement

Tout remboursement sera effectué par virement bancaire dans un délai de 30 jours à réception d’une copie du livret bancaire et d’une demande de remboursement dûment complétée.

6 – Gestion des réclamations

Pour tout avis ou réclamation, vous pouvez nous l’adresser par courrier auprès de l’un de nos sites ou en nous envoyant un courriel à l’adresse courriel suivante : tokyo@institutfrancais.jp. L’IF-TOKYO s’engage à y apporter une réponse dans les meilleurs délais et au maximum sous 30 jours à compter de la réception de la demande.

télécharger la fiche des conditions de vente à signer

Conditions générales de vente

Certifications DELF-DALF et TCF

1. Principes généraux

Les conditions générales de vente décrites ci-après ont été définies par l’Institut français du Japon ci-après dénommé IFJ, antenne du Kansai, Centre National des Examens de DELF DALF au Japon, ci après dénommé CNE, organisme auquel le Ministère français de l’Education nationale a délégué l’organisation des certifications en langue française. Ces conditions générales de vente sont valablespour tous les centres d’examens DELF DALF au Japon et tous les lieux de passation. Elles sont complétées par les informations disponibles sur le site Internet du CNE : http://delfdalf.jp

Toute inscription aux certifications suppose l’acceptation pleine et entière de ces dernières.

2. Inscription au DELF-DALF et au TCF

a. Calendrier

L’IFJ propose chaque année 2 à 3 sessions collectives du DELF Tout Public, 2 sessions du DELF Junior et 1 session du DELF Prim. L’IFJ propose également des sessions TCF collectif, TCF TP et du TCF à la demande sur ordinateur (TCF SO).

Le calendrier des inscriptions est précisé sur le site Internet http://delfdalf.jp.

Aucune inscription ne sera acceptée après ces délais.

b. Modalités d’inscription

Une fiche d’inscription est à remplir afin de renseigner toutes les données obligatoires. Celle-ci est à télécharger sur le site Internet du centre d’examens choisi ou du CNE. Il est également possible de s’inscrire via la boutique en ligne du centre d’examens souhaité. Toute personne mineure (-20 ans) devra faire signer cette fiche d’inscription par son représentant légal.

Les tarifs sont définis par l’IFJ et disponibles sur les sites Internet des établissements partenaires. Les adhérents de l’Institut français du Japon et les étudiants du réseau des Alliances françaises au Japon bénéficient d’une réduction de 1000 yens pour l’inscription aux examens.

Avant de vous inscrire, il est préférable de vérifier le niveau et le centre d’examens dans lequel vous souhaitez vous inscrire. En lien avec France Education International, l’IFJ propose un test de niveau en ligne EVALANG : https://www.delfdalf.jp/evalang.php

Les convocations sont adressées aux candidats par courriel. Il est nécessaire de vérifier les données qui y figurent et de signaler toute erreur à leur centre d’examen de rattachement. Il leur appartient également de les imprimer.

3. Règles de passation

Les candidats doivent se présenter 15 minutes avant le début des épreuves avec leur convocation et une pièce d’identité (passeport en cours de validité, permis de conduire, carte scolaire). Ils doivent également apporter le matériel nécessaire pour la passation des examens.

Tout retard à l’une des épreuves (orale ou écrite) équivaut à une absence. Elle entraîne l’impossibilité pour le candidat d’accéder à la salle d’examens et d’obtenir son diplôme. Aucun remboursement n’est possible.

Les résultats sont publiés sur le site Internet http://delfdalf.jp dans un délai d’environ 6 semaines après le dernier jour de passation des examens. Aucun renseignement sur les résultats ne sera communiqué par téléphone ou par courriel.

La consultation des copies n’est autorisée qu’en cas d’échec à l’examen et le candidat doit demander un rendez-vous par écrit à son centre d’examen dans les 7 jours à compter de la publication des résultats. Il est le seul autorisé à voir ses épreuves sous le contrôle d’un employé du centre. Les candidats mineurs peuvent être accompagnés d’un représentant légal. Aucun commentaire ne sera fait lors de la consultation des copies.

Les diplômes sont à retirer sur place dans un délai d’environ 2 à 3 mois après le dernier jour de passation. Vous serez informés par courriel de leur disponibilité. En cas de perte, il est possible de solliciter un duplicata en s’acquittant des frais administratifs prévus par le CNE.

4. Annulations et remboursements

a. Annulation d’une inscription à l’initiative du candidat

Tout candidat au DELF-DALF ou au TCF (hors TCF-SO) dispose d’un délai de rétractation de 14 jours à compter de la date de paiement. Dans ce cadre, l’IFJ pourra procéder à un remboursement des droits d’inscription, moyennant des frais de résiliation s’élevant à 20% du montant total de ces droits de ces frais. Ce délai étant écoulé, toute inscription est définitive et non modifiable.

Dans le cas spécifique où des candidats seraient inscrits plusieurs fois pour un diplôme qu’ils auraient déjà obtenu, ils seront informés à parution des résultats et bénéficieront d’un avoir utilisable pour tout type de service du même centre d’examens avant la fin de l’année civile.

En cas de force majeure ou de situation exceptionnelle l’empêchant de se présenter aux épreuves (catastrophes naturelles ou phénomènes météorologiques ; problème de transport; maladie; etc.), le candidat pourra bénéficier d’un report de son inscription sur la session suivante si la demande est envoyée au plus tard10 jours après les épreuves collectives et accompagnée d’un justificatif validé par le centre d’examen.

b. Annulation d’une session en cas de nombre d’inscrits insuffisants

L’IFJ se réserve le droit d’annuler les épreuves d’un ou plusieurs diplômes si le nombre minimum de candidats requis n’est pas atteint. Dans ce cas spécifique, les candidats pourront bénéficier d’un remboursement intégral selon les modalités détaillées au point d/ du présent article.

c. Annulation pour situation exceptionnelle et cas de force majeure

En cas de force majeure ou de situation exceptionnelle ne permettant pas l’accès au centre de passation ou empêchant le bon déroulement de la session programmée (catastrophes naturelles ou phénomènes météorologiques telles que les typhons, inondations, séismes, éruptions volcaniques, chutes de neige ; troubles de l’ordre public, incendies, actes criminels; situations sanitaires exceptionnelles, état d’urgence etc.), l’IFJ se réserve le droit d’annuler ou reporter une session d’examens.

En cas d’annulation, les droits d’inscription seront intégralement remboursés.

En cas de report, l’IFJ définira de nouvelles dates d’examen et en informera l’ensemble des candidats sur le site du CNE. Les candidats qui souhaiteraient se désister pourront bénéficier d’un remboursement dans le respect d’un délai de prévenance de 14 jours à compter de l’annonce officielle sur le site du CNE et afin de permettre l’organisation logistique des examens.A défaut, les candidats seront inscrits à la session reportée.

d. Modalités de remboursement

Tout remboursement sera effectué par virement bancaire dans un délai de 30 jours à réception d’une copie du livret bancaire et d’une demande de remboursement signée.Les demandes de remboursement attestent du lien de la personne inscrite avec la personne à rembourser (notamment pour les mineurs de -20 ans).