CGV pour Inscription aux cours

1. Inscription aux cours

 a. Modalités d’inscription

Toute inscription suppose l’acceptation des conditions générales de vente. Les inscriptions aux cours s’effectuent pendant des périodes déterminées et dans la limite des places disponibles. A défaut de disponibilités dans le cours choisi, les coordonnées des personnes seront sauvegardées sur une liste d’attente en cas de places disponibles par la suite.

 

Une fiche d’inscription disponible à l’accueil ou sur le site Internet de l’IFJK doit être remplie pour toute inscription. Elle est à remettre à l’accueil ou à transmettre par courriel avec le règlement des cours. Ces données sont également sollicitées sur la boutique en ligne avec la création de comptes personnalisés. Les coordonnées personnelles données au moment de l’inscription sont conservées pendant toute la durée des cours à l’IFJK. Au-delà de cette période, une demande de suppression de ces données personnelles peut être envoyée par écrit à l’IFJK.

 

Un test de niveau est proposé aux nouveaux inscrits. Il se fait en face à face, dans les locaux de l’IFJK ou à distance (visioconférence ou téléphone).

 

Toute inscription entraîne acceptation du calendrier des séances de cours défini par l’IFJK.

 

L’Institut se réserve le droit de refuser l’inscription d’un(e) étudiant(e) en cas de comportement inapproprié

 b. Modalités de paiement

Le règlement des cours doit être effectué en une fois avant la participation au cours choisi, en espèces, par virement ou par carte bancaire auprès de l’accueil ou sur la boutique en ligne. Aucune réservation de place n’est possible sans paiement des frais de cours.

c. Tarifs des cours et frais annuel d’inscription

Les tarifs des cours sont définis trimestriellement dans la brochure de l’IFJK. A ces tarifs s’ajoutent (sauf exception mentionnée au paragraphe d. des présentes conditions générales de vente) des frais annuels d’inscription comme suit :

 

 

Tarif réduit* 3.600 Y
Tarif adulte 4.600 Y

* – de 25 ans et sur présentation d’une carte attestant de la qualité de scolaire ou étudiant.

 

Une carte de membre Club France est remise aux apprenants. Elle permet l’accès à la médiathèque et à Culturethèque (bibliothèque en ligne).et donne droit à des réductions sur les activités de l’Institut et de certains de ses partenaires. En cas de perte, le remplacement de la carte est facturé 500 yens.

 d. Offres spéciales et réductions

L’IFJK propose les offres et réductions suivantes :

  • Inscription lors des portes ouvertes ou d’un cours de démonstration) : frais annuels d’inscription offerts pour toute première inscription.
  • Réinscription suite à 4 inscriptions trimestrielles consécutives à des cours collectifs : frais annuel d’inscription offerts si inscription pour la session suivante avant la fin du trimestre en cours.
  • Inscription à deux cours collectifs (ou un cours collectif + un cours à effectif réduit) durant le même trimestre : réduction de 2000 yens.
  • Membre ALFI, SJDF ou SJLLF : réduction de 1500 yens si inscription à un cours collectif.
  • Parrainage : 3000 yens de réduction pour le parrain et le parrainé. En cas de parrainage multiple, le parrain reçoit une réduction de 1500 yens par parrainé supplémentaire.

 

Ces offres et réductions s’appliquent uniquement sur les inscriptions complètes.

 

La direction se réserve le droit d’arrêter ou de modifier une offre ou une réduction à tout moment.
Les offres du trimestre à venir remplacent toujours les offres du trimestre en cours.

e. Cours privés

L’IFJK propose des cours particuliers payables à l’unité (pour 1 à 3 personnes) ou via l’achat d’un carnet de 10 heures. Ce carnet est valable durant six mois à partir de la date d’achat. Il est strictement nominatif et non transférable à un tiers.

 

Après la demande envoyée par le client, les cours privés sont programmés par l’IFJK et confirmés auprès du client une fois qu’un professeur disponible a été attribué.

 

En cas d’annulation à l’initiative de l’apprenant, le cours peut être reporté, avant 16h, la veille. Au-delà, le règlement du cours est dû. Cette modalité ne peut être exercée qu’à trois reprises. L’IFJ pourra procéder à un remboursement des séances de cours non suivis sur présentation d’un certificat médical constatant l’incapacité d’assister aux cours pour une durée supérieure à 6 mois.

 

Les offres de tarifs réduits ne s’appliquent pas aux cours privés.

f. Cours par correspondance (CAD)

L’inscription aux cours par correspondance est acceptée à partir de l’âge de 16 ans. Il est également possible de suivre un cours si on réside à l’étranger, cependant les devoirs corrigés seront envoyés à une adresse au Japon fournie par l’apprenant.

Le tarif d’inscription comprend les frais d’envoi du matériel pédagogique. Cependant, les frais d’envoi des copies par l’apprenant restent à sa charge. Dans le cas d’un retour du matériel pédagogique à la suite d’une décision de l’apprenant, ces frais d’envoi sont également à sa charge.

 

Sur présentation d’un justificatif (certificat médical, attestation employeur) constatant son impossibilité à suivre le cours, l’apprenant pourra reporter son inscription à un trimestre ultérieur, au plus tard le 4ème trimestre suivant le trimestre d’inscription initiale. Dans le cas où le tarif de la nouvelle classe est moins élevé, un avoir non remboursable d’une valeur égale à la différence tarifaire sera proposé. Dans le cas où le report s’avère impossible, un remboursement des frais de cours (uniquement) sera proposé, calculé au prorata du nombre de devoirs restants et moyennant des frais de résiliation s’élevant à 20% des devoirs restants.

 

Après inscription, toute demande d’annulation à l’initiative de l’apprenant donnera lieu à l’émission d’un avoir non remboursable des frais de cours (uniquement), calculé au prorata du nombre de devoirs restants et moyennant des frais de résiliation s’élevant à 20% des devoirs restants.

2. Visites de classe

Des visites de classe gratuites peuvent être proposées avant l’inscription pour vérifier le niveau de l’apprenant et identifier le format de cours le plus adapté. L’IFJK propose alors un maximum de 2 visites de classe par session. La direction se réserve le droit de refuser une visite de classe.

3. Changements de classe

Aucun changement de classe n’est possible une fois la session commencée sauf accord préalable de la direction des cours. Si le tarif de la nouvelle classe est plus élevé, la différence devra être réglée avant de pouvoir assister au nouveau cours. Si le tarif de la nouvelle classe est moins élevé, un avoir non remboursable d’une valeur égale à la différence tarifaire sera proposé.

4. Absences et rattrapages (furikae)

En cas d’absence, et dans la mesure des places disponibles, il est possible de rattraper la séance en rejoignant exceptionnellement un autre cours du même format et du même niveau durant un créneau différent. L’étudiant/e devra alors informer le personnel d’accueil avec anticipation de 24h afin de programmer cette séance de rattrapage. Le nombre de rattrapage est illimité et, sauf cas exceptionnel, doit s’exercer pendant la session ayant donné naissance à ce droit.

5. Annulations et remboursements des cours de groupes

■a. Annulation d’une inscription à l’initiative de l’étudiant

Droit de rétractation

Conformément aux dispositions de l’article 48 de la loi relative aux transactions commerciales spécifiées, tout consommateur suivant des cours pour une durée de plus de deux mois et un montant supérieur à 50 000 yens dispose d’un délai de huit jours à compter de la date de paiement des frais de cours pour exercer son droit de rétractation. Pour cela, il convient de déposer une demande signée auprès de l’accueil de l’Institut dans ces délais. L’Institut procèdera alors au remboursement intégral du montant total payé par le consommateur.

 

Cas généraux

Aucune annulation autre que pour raison médicale ou suite à mobilité professionnelle ne donnera lieu à remboursement. Sur présentation d’un justificatif (certificat médical, attestation employeur) constatant son impossibilité à venir assister aux cours, l’Institut pourra procéder à un remboursement des frais de cours (uniquement), calculé au prorata temporis des cours non suivis et moyennant des frais de résiliation s’élevant à 20% des cours non suivis.

 

Après l’inscription, toute demande d’annulation à l’initiative de l’étudiant donnera lieu à l’émission d’un avoir non remboursable des frais de cours (uniquement), calculé au prorata temporis des cours non suivis et moyennant des frais de résiliation s’élevant à 20% des cours non suivis.

■ b. Annulation de classe en cas d’effectif insuffisant

L’Institut se réserve le droit d’annuler un cours si le nombre d’inscrits souhaité n’est pas atteint. En accord avec les personnes inscrites et dans l’intérêt des parties, l’Institut pourra proposer plusieurs alternatives telles que le report de la date de début du cours, la modification des horaires ou de la durée du cours, la fusion de plusieurs groupes, la réorientation vers un autre cours collectif.

 

En cas d’annulation d’un cours du fait de l’Institut, celui-ci pourra proposer un avoir ou un remboursement intégral des frais d’inscription (frais de cours et frais annuels le cas échéant). Le manuel ne pourra être remboursé que s’il est en parfait état et sans aucune annotation. Si les étudiants acceptent une solution alternative à l’annulation, cette acceptation empêchera toute demande ultérieure de remboursement.

■ c. Annulation de participation du professeur

Lorsqu’un professeur intervenant annule sa participation pour raisons personnelles ou médicales dûment justifiées, l’Institut s’engage à tout mettre en œuvre pour proposer un remplaçant de niveau équivalent, ou à défaut proposera l’annulation de la séance.

 

En cas de remplacement, le nouveau professeur remplace le professeur empêché sans que cela ne donne droit à quelque remboursement que ce soit à partir du moment où le nombre d’heures de cours convenu est assuré sur la période.

 

Suite à une annulation, les cours seront, dans la mesure du possible, reprogrammés en une ou plusieurs séances. La ou les séance(s) de rattrapage pourront avoir lieu sur un jour et un horaire différent du créneau habituel du cours, et uniquement pendant les horaires d’ouverture de l’Institut. En cas d’impossibilité de programmer une séance de rattrapage avant la fin du trimestre en cours, ou si l’apprenant ne peut y participer, celui-ci pourra réaliser un « furikae » sur le trimestre en cours ou le trimestre suivant.

 

Si aucune de ces options ne convient, un avoir calculé au prorata temporis du (ou des) cours non suivis sera exceptionnellement accordé. Le fait d’adhérer à l’une de ces options ne donne plus droit à quelque autre compensation par la suite.

■ d. Annulation pour situation exceptionnelle et cas de force majeure

En cas de force majeure ou de situation exceptionnelle ne permettant pas l’accès à l’Institut des personnels, des enseignants et du public (catastrophes naturelles ou phénomènes météorologiques telles que les typhons, inondations, séismes, éruptions volcaniques, chutes de neige ; ou troubles de l’ordre public, incendies, actes criminels, situation sanitaire exceptionnelle, état d’urgence etc.), la Direction se réserve le droit de procéder à la fermeture de l’Institut, d’annuler les cours ou de les assurer en ligne.

En cas de changement des modalités de cours, la réalisation d’un cours en ligne ne donne lieu à aucune autre compensation.

Suite à une annulation des cours, ceux-ci seront, dans la mesure du possible, reprogrammés en une ou plusieurs séances. La ou les séance(s) de rattrapage pourront avoir lieu sur un jour et un horaire différent du créneau habituel du cours, et uniquement pendant les horaires d’ouverture de l’Institut. En cas d’impossibilité de programmer une séance de rattrapage avant le trimestre suivant, ou si l’apprenant ne peut y participer, celui-ci pourra réaliser un « furikae » sur le trimestre en cours ou le trimestre suivant.

■ e. Modalités d’utilisation des avoirs

Les avoirs proposés sont valables pour des cours proposées pendant la session en cours et la suivante. A défaut d’utiliser cet avoir, il est nécessaire de solliciter un remboursement avant la fin de la session suivante en présentant les pièces mentionnées à l’article 5.f). Au-delà de cette date, aucun remboursement ne sera proposé. Ces dispositions ne s’appliquent pas aux avoirs non remboursables définis aux articles 1.f, 3 et 5.a des présentes conditions générales de vente.

■ f. Modalités de remboursement

Tout remboursement sera effectué par virement bancaire dans un délai de 30 jours à réception d’une copie du livret bancaire et d’une demande de remboursement signée.

6. Gestion des réclamations

Pour tout avis ou réclamation, vous pouvez nous l’adresser par courrier auprès de l’un de nos sites ou en nous envoyant un courriel à l’adresse courriel suivante : kansai.direction@institutfrancais.jp. L’Institut s’engage à y apporter une réponse dans un délai de 30 jours maximum.

 

Conditions générales pour vente Certifications DELF-DALF et TCF

1. Principes généraux

Les conditions générales de vente décrites ci-après ont été définies par l’Institut français du Japon ci-après dénommé IFJ, antenne du Kansai, Centre National des Examens de DELF DALF au Japon, ci après dénommé CNE, organisme auquel le Ministère français de l’Education nationale a délégué l’organisation des certifications en langue française. Ces conditions générales de vente sont valables pour tous les centres d’examens DELF DALF au Japon et tous les lieux de passation. Elles sont complétées par les informations disponibles sur le site Internet du CNE : http://delfdalf.jp
Toute inscription aux certifications suppose l’acceptation pleine et entière de ces dernières.

2. Inscription au DELF-DALF et au TCF

a. Calendrier

L’IFJ propose chaque année 2 à 3 sessions collectives du DELF Tout Public, 2 sessions du DELF Junior et 1 session du DELF Prim. L’IFJ propose également des sessions TCF collectif, TCF TP et du TCF à la demande sur ordinateur (TCF SO).
Le calendrier des inscriptions est précisé sur le site Internet http://delfdalf.jp.

b. Modalités d’inscription

Une fiche d’inscription est à remplir afin de renseigner toutes les données obligatoires. Celle-ci est à télécharger sur le site Internet du centre d’examens choisi ou du CNE. Il est également possible de s’inscrire via la boutique en ligne du centre d’examens souhaité. Toute personne mineure (-20 ans) devra faire signer cette fiche d’inscription par son représentant légal.
Les tarifs sont définis par l’IFJ et disponibles sur les sites Internet des établissements partenaires.
Les adhérents de l’Institut français du Japon et du réseau des Alliances françaises au Japon bénéficient d’une réduction de 1000 yens pour l’inscription aux examens.
Avant de vous inscrire, il est préférable de vérifier le niveau et le centre d’examens dans lequel vous souhaitez vous inscrire. En lien avec France Education International, l’IFJ propose un test de niveau en ligne EVALANG : https://www.delfdalf.jp/evalang.php
Les convocations sont adressées aux candidats par courriel. Il est nécessaire de vérifier les données qui y figurent et de signaler toute erreur à leur centre d’examen de rattachement. Il leur appartient également de les imprimer.

3. Règles de passation

Les candidats doivent se présenter 15 minutes avant le début des épreuves avec leur convocation et une pièce d’identité (passeport en cours de validité, permis de conduire, carte scolaire). Ils doivent également apporter le matériel nécessaire pour la passation des examens.
Tout retard à l’une des épreuves (orale ou écrite) équivaut à une absence. Elle entraîne l’impossibilité pour le candidat d’accéder à la salle d’examens et d’obtenir son diplôme. Aucun remboursement n’est possible.
Les résultats sont publiés sur le site Internet http://delfdalf.jp dans un délai d’environ 6 semaines après le dernier jour de passation des examens. Aucun renseignement sur les résultats ne sera communiqué par téléphone ou par courriel.
La consultation des copies n’est autorisée qu’en cas d’échec à l’examen et le candidat doit demander un rendez-vous par écrit à son centre d’examen dans les 7 jours à compter de la publication des résultats. Il est le seul autorisé à voir ses épreuves sous le contrôle d’un employé du centre. Les candidats mineurs peuvent être accompagnés d’un représentant légal. Aucun commentaire ne sera fait lors de la consultation des copies.
Les diplômes sont à retirer sur place dans un délai d’environ 2 à 3 mois après le dernier jour de passation. Vous serez informés par courriel de leur disponibilité. En cas de perte, il est possible de solliciter un duplicata en s’acquittant des frais administratifs prévus par le CNE.

4. Annulations et remboursements

a. Annulation d’une inscription à l’initiative du candidat

Tout candidat au DELF-DALF ou au TCF (hors TCF-SO) dispose d’un délai de rétractation de 14 jours à compter de la date de paiement. Dans ce cadre, l’IFJ pourra procéder à un remboursement des droits d’inscription, moyennant des frais de résiliation s’élevant à 20% du montant total de ces droits de ces frais. Ce délai étant écoulé, toute inscription est définitive et non modifiable.
Sur présentation d’un certificat médical au plus tard 30 jours après les épreuves écrites, attestant de l’impossibilité à se présenter aux épreuves, le candidat pourra bénéficier d’un report sur la session suivante.

b. Annulation d’une session en cas de nombre d’inscrits insuffisants

L’IFJ se réserve le droit d’annuler les épreuves d’un ou plusieurs diplômes si le nombre minimum de candidats requis n’est pas atteint. Dans ce cas spécifique, les candidats pourront bénéficier d’un remboursement intégral selon les modalités détaillées au point d/ du présent article.

c. Annulation pour situation exceptionnelle et cas de force majeure

En cas de force majeure ou de situation exceptionnelle ne permettant pas l’accès au centre de passation ou empêchant le bon déroulement de la session programmée (catastrophes naturelles ou phénomènes météorologiques telles que les typhons, inondations, séismes, éruptions volcaniques, chutes de neige ; troubles de l’ordre public, incendies, actes criminels; situations sanitaires exceptionnelles, état d’urgence etc.), l’IFJ se réserve le droit d’annuler ou reporter une session d’examens.
En cas d’annulation, les droits d’inscription seront intégralement remboursés.
En cas de report, l’IFJ définira de nouvelles dates d’examen et en informera l’ensemble des candidats sur le site du CNE. Les candidats qui souhaiteraient se désister pourront bénéficier d’un remboursement dans le respect d’un délai de prévenance de 14 jours à compter de l’annonce
officielle sur le site du CNE et afin de permettre l’organisation logistique des examens.A défaut, les candidats seront inscrits à la session reportée.

d. Modalités de remboursement

Tout remboursement sera effectué par virement bancaire dans un délai de 30 jours à réception d’une copie du livret bancaire et d’une demande de remboursement signée.Les demandes de remboursement attestent du lien de la personne inscrite avec la personne à rembourser (notamment
pour les mineurs de -20 ans).

 

Conditions générales de vente Le service de traduction

Le service de traduction de l’Institut français du Japon-Kansai est un service agréé par l’Ambassade de France au Japon (n° d’agrément 22/2018 en date du 05/12/18). A ce titre, il est habilité à délivrer des traductions certifiées du français vers le japonais et du japonais vers le français. Il propose également ses services pour des traductions pour tout type de document.

Application des CGV

Toute commande passée auprès du service de traduction de l’Institut français du Japon-Kansai implique l’adhésion pleine, entière et sans réserve aux présentes conditions générales de vente à l’exclusion de tout autre document.

Document contractuel

Chaque commande est précédée d’un devis gratuit, établi par le service de traduction de l’IFJK, sur la base des documents à traduire fournis ou des informations communiquées par le client. Le devis comporte les éléments suivants : nombre de pages ou de mots soumis à traduction, langue de traduction, tarifs de la prestation (forfaitaire ou selon la nature et le nombre de mots à traduire), le délai de livraison de la prestation, les modalités de règlement et les éventuelles majorations de prix appliquées notamment en raison de l’urgence, des frais supplémentaires à prévoir (déplacements, frais postaux etc.) ainsi que les remises accordées uniquement pour la prestation qui en est l’objet.
Pour confirmer sa commande de manière ferme et définitive, le client doit retourner au service de traduction le devis, sans aucune modification soit par courrier postal, soit par courriel (le client admettant de considérer comme équivalent à l’original et comme preuve parfaite la copie et le support
informatique).

Modalités de paiement

L’exécution des prestations ne pourra commencer qu’après le règlement intégral des prestations prévues au devis. Le règlement peut être effectué sur présentation du devis auprès de l’accueil de l’Institut français en espèces ou par CB. Il peut également être effectué par virement bancaire avec les coordonnées bancaires présentes sur le devis. En ce cas, la prestation ne pourra démarrer qu’à réception dudit règlement.

Délais de livraison

Les délais de livraison sont donnés à titre indicatif et ne comportent aucune obligation contractuelle. Ils ne sont par ailleurs applicables qu’à la condition que le client confirme sa commande dans un délai de 24h à compter de la réception du devis. Passé ce délai, la date de livraison peut faire l’objet d’une révision en fonction de la charge de travail du service de traduction. Les délais de livraison sont approximatifs.

Format de la prestation

Une copie de la traduction est transmise par courrier électronique attestant de la date de livraison. La version originale sera remise en mains propres ou par courrier si les frais postaux ont été mentionnés dans le devis initial.

Obligations du service de traduction

Le service de traduction s’efforce de réaliser la traduction avec la plus grande fidélité par rapport à l’original et conformément aux usages de la profession. Il met tout en oeuvre pour intégrer dans la traduction les éléments d’information fournis pas le client.

Obligations du client

Le client s’engage à mettre à la disposition du service de traduction l’intégralité des textes à traduire et toute information technique nécessaire à la
compréhension du texte et, le cas échéant, la terminologie spécifique exigée.
En cas de manquement, le service de traduction ne pourra être tenu responsable des éventuelles non conformités ou d’un dépassement des délais.

Corrections et relectures

En cas de désaccord sur certains points de la prestation, le service de traduction se réserve le droit de corriger celle-ci en coopération avec le client.
Celui-ci dispose d’un délai de 48h à compter de la réception de ses documents traduits ou relus pour manifester par écrit un éventuel désaccord concernant la qualité de la prestation. Passé ce délai, la prestation sera considérée comme ayant été dûment exécutée et aucune contestation ne pourra être admise.

Confidentialité

Le service de traduction s’engage à respecter la confidentialité des informations portées à sa connaissance avant, pendant ou après la réalisation
de sa prestation. Le service de traduction sollicite la production des documents originaux puis il en effectue des copies certifiées conformes détruites après utilisation. Il conserve toutefois des exemplaires des traductions pour ses archives personnelles et afin d’attester de son activité auprès de l’Ambassade de France au Japon.

Responsabilité

En aucun cas, le service de traduction ne saurait être tenu responsable des réclamations motivées par des nuances de style ou des modifications
apportées sans son autorisation écrite. Le service de traduction décline toute responsabilité en cas d’incohérence ou d’ambiguïté du texte d’origine, la vérification de la cohérence technique du texte final relevant de la seule responsabilité du client.
Il est précisé que les délais de livraison ne sont donnés qu’à titre indicatif, leur inobservation ne peut entraîner de pénalités pour retard. En toute hypothèse, la responsabilité du service de traduction ne saurait être engagée du fait de dommages directs ou indirects causés au client ou à des tiers du fait d’un retard de livraison notamment à des cas de force majeure, ni aux éventuels retards d’acheminement par email et autres moyens postaux.

Propriété intellectuelle

Le client assure le service de traduction qu’il dispose des droits nécessaires à la traduction du document. Le service de traduction ne pourra en aucune façon être tenu responsable si tout ou partie des documents venait à enfreindre le droit de propriété intellectuelle. Le cas échéant, le client assumera seul les éventuels dommages et conséquences financières qui en découleraient.

Conditions d’annulation

En cas d’annulation d’une commande en cours de réalisation, quelle qu’en soit soit la cause, aucune demande de remboursement ne pourra être effectuée.

Litiges

Tout litige relatif à l’interprétation et à l’exécution des présentes conditions générales de vente est soumis au droit japonais. A défaut de résolution amiable entre les parties, le litige sera porté devant le tribunal compétent.

 

Conditions générales pour vente Offre de séjours linguistiques à la carte

I. Principes généraux

L’Institut français du Japon-Kansai (IFJK) est chargé de la mise en oeuvre de l’offre de séjours linguistiques à la carte, ci-après nommé “OSL”, pour l’ensemble du territoire japonais. Le service des séjours linguistiques à la carte de l’IFJK agit en qualité d’intermédiaire entre le client et un ou plusieurs établissements partenaires, enseignant le Français Langue Étrangère en France. Une liste exhaustive des services proposés est
disponible dans l’article III des présentes conditions générales de vente.
La mission principale de l’OSL est de faciliter le départ des demandeurs vers la France pour y approfondir leur connaissance du Français. Sa vocation est donc pédagogique et culturelle. L’OSL n’est ni une agence de voyage, ni un assureur,

II. Conditions d’accès aux services

Les services de l’OSL sont réservés aux clients s’étant acquitté des frais administratifs dédiés (6000 yens). Ces frais permettent l’accès aux prestations définies à l’article III du présent document. Ils sont valables pour la seule durée du service. Ils ne sont ni remboursables ni transférables à un tiers.

Conditions à remplir :

1) Être résident permanent au Japon.
2) Remplir les conditions d’âge minimum fixé par l’établissement d’accueil. Les personnes de moins de 20 ans (majorité légale au Japon) doivent présenter un accord parental signé afin de s’inscrire au service de l’OSL.
3) Se présenter en personne pour l’entretien de préparation au départ : aucune inscription ne peut être réalisée par une personne tierce ou par procuration.
4) Indiquer au moment de l’entretien d’accueil tout éventuel problème de santé.
L’IFJK se réserve le droit de solliciter un certificat médical mais ne serait être rendu responsable en cas de dissimulation d’information par le demandeur.
L’IFJK se réserve le droit de refuser une demande d’inscription dans les cas suivants :
a) Toute demande de séjour ne relevant pas des compétences de l’OSL
b) Toute demande intervenant dans des délais trop contraints pour permettre la préparation des dossiers administratifs nécessaires au départ (1 mois pour les courts séjours, 3 mois pour les long séjours).
c) Toute personne jugée inapte par l’IFJK à la suite de l’entretien personnalisé et sur présentation d’un certificat médical circonstancié.

III. Description des prestations

1) Prestations incluses au contrat de service :

a) Informations sur l’offre de séjours linguistiques, les différents établissements partenaires et conseils dans le choix du lieu d’apprentissage;
b) Démarches d’inscription auprès de l’établissement d’accueil : préparation de la fiche d’inscription, envoi des documents nécessaires, attestation
d’inscription et facturation.
c) Aide à l’hébergement en lien avec l’établissement d’accueil (service facultatif, nombre d’hébergements disponible limité).
d) Informations quant aux démarches à effectuer pour l’obtention du visa et du titre de séjour en France (si durée supérieure à 3 mois)
e) Informations sur les produits d’assurances proposés par des sociétés partenaires (service facultatif).

2) Prestations non incluses :

a) Assistance locale pendant le séjour en France (réservation de billets, renseignement touristiques etc.)
b) Préparation du dossier pour l’obtention du visa / titre de séjour
c) Lien avec les familles d’accueil sélectionnées par les écoles

IV. Contrat de service et modalités de règlements

Afin de formaliser la relation contractuelle, un contrat de service d’aide au séjour linguistique (dont un modèle figure en annexe aux présentes CGV) définit toutes les conditions relatives au départ. La validation de ce contrat emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions générales de vente, dont un exemplaire est remis au client.
Les conditions générales de vente figurent également sur Internet. Elles sont susceptibles d’être modifiées. La modification des CGV vaut pour les contrats à venir. Elle est sans incidence sur les contrats déjà signés.
Après validation du contrat de service par le client et acceptation de son dossier par l’établissement d’accueil, l’IFJK transmet au demandeur la facture récapitulative relative aux frais d’inscription, de scolarité, d’hébergement le cas échéant, et de tous autres frais annexes. Les tarifs sont indiqués en euros.
Le règlement doit s’effectuer auprès de l’établissement d’accueil avant la date limite de paiement mentionnée sur la facture émise par celui-ci. Le paiement s’effectue en une ou plusieurs fois à l’aide des moyens de paiement suivants : carte bancaire (DC/Visa/Master) ou virement bancaire. La possibilité d’un paiement échelonné sera fonction de l’établissement d’accueil.
L’achat est ferme et définitif, les dispositions de l’article L121-20-4 du Code de la Consommation en France prévoit que le Client ne bénéficie pas de délai de rétractation, la commande ayant pour objet la prestation de services d’hébergement, de transport, de restauration et de loisirs fournis à une date ou selon une périodicité déterminée.

V. Modifications et annulation

L’IFJK agit en qualité d’intermédiaire pour le compte d’établissements partenaires et perçoit une commission financière à cet effet. La commande d’un séjour par le Client comporte donc l’acceptation pleine et entière des conditions générales de vente de cet établissement partenaire qui viennent compléter les présentes. Celles-ci sont remises au client au moment de la validation de son inscription.
Dans le cadre de la relation contractuelle avec l’IFJK, le demander ne peut négocier directement avec l’établissement d’accueil sauf à s’exposer à des pénalités financières dont le montant sera déterminé selon la nature du préjudice. Les frais d’inscription administratifs au service de l’OSL mentionnés au premier alinéa de l’article II du présent document ne sont pas remboursés, et ce quel que soit le motif d’annulation.

1 ) Modification ou annulation à l’initiative du client

Toute demande d’annulation et/ou de modification du contrat de service à l’initiative du Client doit impérativement être formulée par écrit à l’IFJK avant le jour du départ. La date de réception du courrier fait foi pour déterminer le montant des frais d’annulation/modification figurant au 3 du présent article. Les demandes sont ensuite soumises à l’accord préalable de l’établissement partenaire qui déterminera les conditions
applicables en vertu de ses propres conditions générales de vente (frais d’annulation/modification et remboursement éventuel le cas échéant). L’OSL transmet alors au Client une nouvelle facture récapitulative mentionnant la différence.
Si le Client se trouve dans l’impossibilité d’y participer par suite de non-conformité administrative (exemple : refus de visa, présentation des documents de voyage: carte d’identité, etc.), il peut solliciter une demande de remboursement auprès de l’établissement partenaire.
Dès lors que l’établissement d’accueil accepte le remboursement partiel ou total des frais engagés ou que toute modification du dossier a un impact sur le montant des frais de scolarité initialement prévus, les frais de modification mentionnés au point 3 du présent
article s’appliquent.
Une fois le séjour commencé, l’interruption de la prestation à l’initiative du client pour quelque cause que ce soit ne donne lieu à aucun remboursement, sauf circonstances exceptionnelles. Aucun remboursement ne pourra non plus être demandé lorsque le participant ne se présente pas aux cours. L’exclusion du client par l’établissement partenaire en cas de non-respect du règlement intérieur dudit établissement ne donne
également lieu à aucun remboursement. Dans tous ces cas, les frais d’annulation mentionnés au point 3. du présent article s’appliquent.

2 ) Demandes à l’initiative d’un tiers ; circonstances exceptionnelles.

En cas d’annulation ou modification du fait de l’établissement partenaire (en particulier : fermeture de classe, rupture partielle d’activités), ainsi qu’en cas de situation exceptionnelle ne permettant pas l’accès à l’établissement partenaire (en particulier : catastrophes naturelles, sécurité des biens et des personnes, troubles à l’ordre public, incendies, actes criminels, situation sanitaire exceptionnelle), les conditions générales de vente de l’établissement d’accueil s’appliquent concernant l’éventuel remboursement des frais engagés par le Client.
L’IFJK étant étranger à ces causes d’annulation et ayant régulièrement rempli sa mission, il percevra des frais d’annulation forfaitaires déterminés dans le tableau ci-dessous.
Une demande de remise gracieuse peut être formulée par écrit par le Client qui explicite les conditions de cette annulation et les sommes avancées par ses soins. Celle-ci sera soumise à l’avis de la direction de l’IFJK.

3) Frais d’annulation / modification de dossier à régler à l’IFJK

Nombres de jours avant départ du Japon Frais applicables
Plus de 3 mois avant le départ 15,000 yens
De 3 mois à 31 jours avant le départ 21,000 yens
De 30 à 8 jours avant le départ 35,000 yens
De 7 jours à la veille du départ, et après le départ éventuellement 50,000 yens

VI. Clauses de non responsabilité

L’IFJK décline toute responsabilité dans le cas de demandes inabouties en raison de délais de préparation trop contraints, de délais  d’acheminement postaux, de refus du dossier par l’établissement partenaire ou de difficultés à identifier un hébergement. Aucun frais de dédommagement ne pourra, dans les cas précités, être imputables à l’IFJK.
En outre, l’IFJK décline toute responsabilité concernant :

1) L’empêchement au départ :

et notamment la non obtention d’un visa, qui obéit à des considérations régaliennes de la part du pays d’accueil, sans aucun lien avec le service
fourni par l’IFJK ;

2) Les modifications relatives à l’offre de séjour linguistique et aux services annexes :

en raison du nombre d’inscrits, il est possible que les écoles proposent d’autres cours par rapport aux cours prévus. L’OSL n’est pas responsable du changement des programmes des écoles. En outre, les établissements partenaires sont fermées pendant les jours fériés français. Il n’y a pas d’ajustement des frais de scolarité en conséquence.
Le Client est réputé avoir pris connaissance du calendrier académique. Toutes les modifications relatives à l’hébergement d’accueil qui auront lieu après le départ en France seront à traiter directement entre le Client et l’établissement partenaire

3) La responsabilité individuelle :

éventuels subis par le client lors de son séjour en France. Il est donc fortement recommandé de souscrire à une assurance responsabilité civile individuelle.

VII) Utilisation des données personnelles

Toutes les données confidentielles relatives au Client sont conservées par l’IFJK pendant une durée indéterminée à des fins d’archivage et de statistiques. Le Client est toutefois en mesure de solliciter la suppression de ces données sur simple demande par courrier recommandé avec accusé de réception.

VIII) Règlement des litiges

Toute réclamation devra parvenir par écrit dans un délai de 30 jours après l’évènement afin qu’elle puisse conduire à un règlement approprié. En cas de litige, et à défaut de règlement amiable entre les parties, les parties conviennent que les présentes conditions générales de vente sont régies par la législation japonaise sur la consommation et qu’ils s’en remettront aux tribunaux compétents.

 

Conditions générales de vente de l’Académie de musique française à Kyoto

1. Inscription aux masterclasses

a. Modalités d’inscription

Toute inscription suppose l’acceptation des conditions générales de vente définies par l’IFJK, et par voie de conséquence du comité exécutif de l’Académie de musique française de Kyoto qui en fait partie intégrante. Le comité est en charge de la production générale de la manifestation,
notamment toute la gestion administrative et comptable. Les inscriptions aux cours s’effectuent pendant la période déterminée. Elles ne sont définitives qu’à l’issue d’un processus de sélection sur dossier.
Le dossier de demande d’inscription est à transmettre par la poste au comité, avant la date limite indiquée dans la brochure d’inscription. Il se compose notamment d’un bulletin d’inscription ainsi que d’un enregistrement audio sous forme de CD pour analyse par le jury d’admission (cf. point b/).
Les candidats âgés de moins de 20 ans doivent ajouter au dossier une autorisation écrite de leurs responsables légaux. Les coordonnées personnelles transmises au moment de l’inscription sont conservées par l’IFJ. Dès la fin de l’Académie, chaque candidat peut solliciter la suppression de ses données personnelles en transmettant une demande écrite au comité.
Toute inscription entraîne l’acceptation du planning des masterclasses défini par le comité.

b. Jury d’admission

Le jury se réunit à huis clos entre la fin de la période d’inscriptions et la mi-janvier. Le résultat de la sélection est communiqué à chaque candidat par courrier avant la fin janvier.

c. Modalités de paiement

Le règlement des masterclasses et des frais d’inscription annuels doit être effectué en une fois, par virement avant la date limite communiquée dans les courriers d’admissions. Aucune réservation de place n’est possible sans paiement des frais de participation.

d. Tarifs et frais d’inscription annuels

Les tarifs des masterclasses sont définis chaque année dans la brochure de l’Académie. A ces tarifs s’ajoutent des frais d’inscription d’une valeur forfaitaire de 15 000 yens pour toutes les disciplines (piano, chant, instruments à corde, instruments à vent) comme pour les cours spéciaux
(ex : musique de chambre).

e. Offres spéciales et réductions

Le comité propose les offres et réductions suivantes :
▪ Réinscription pour la deuxième année consécutive : réduction de 5000 yens des frais d’inscription.
▪ Réinscription dans un délai de 5 ans après la dernière inscription : réduction de 3000 yens des frais d’inscription.
Ces offres et réductions s’appliquent uniquement sur les inscriptions aux masterclasses (hors cours de déchiffrage, conférence etc.)
Le comité se réserve le droit d’arrêter ou de modifier une offre ou une réduction à tout moment.
Les offres à venir remplacent toujours les offres de l’année en cours.

2. Changements de classe

Aucun changement de classe n’est possible une fois la session commencée.

3. Visites de classe et cours publics

Les masterclasses sont ouvertes au public exceptionnellement à l’occasion des « Cours publics » pendant la période de l’Académie.
Hormis ce temps dédié, aucune personne extérieure n’a la possibilité d’assister aux cours sauf pour les cas suivants : accompagnement des parents d’élèves, assistance à titre d’auditeur libre admise par le comité (dont les frais de participation seront à régler le jour même), visite acceptée
préalablement par le comité le cas échéant.
Les étudiants participants à l’académie ont pour leur part le droit d’assister aux autres cours de tous les disciplines sans frais supplémentaires.

4. Annulations et remboursements

a. Annulation d’une inscription à l’initiative de l’étudiant

Pour toute annulation à l’initiative de l’étudiant jusqu’à 1 mois avant le début de la session, 50% des frais de cours seront remboursés.
Au-delà de cette date, aucune annulation autre que pour raison médicale ne donnera lieu à remboursement. Sur présentation d’un certificat médical constatant l’impossibilité à venir assister aux cours, le comité pourra procéder à un remboursement des frais de cours uniquement, calculé
au prorata temporis des cours non suivis, avec majoration de 20% du montant remboursé pour frais de dossier au nom du client.
Les frais d’inscription ne donnent lieu à aucun avoir ni remboursement.

b. Annulation de classe en cas d’effectif insuffisant

Le comité se réserve le droit d’annuler un cours si le nombre d’inscrits souhaité n’est pas atteint.
Le comité pourra proposer plusieurs alternatives telles que le report de la date de début du cours, la modification des horaires ou de la durée du cours.
Si, après étude attentive de ces options, aucune de ces alternatives ne convient aux étudiants concernés le cours sera annulé.
En cas d’annulation de classe avant le début de la session, les frais de cours sont intégralement remboursés. Les frais d’inscription ne donnent lieu à aucun avoir ni remboursement.
Si les étudiants acceptent une solution alternative à l’annulation, cette acceptation empêchera toute demande ultérieure de remboursement.

c. Annulation de participation du professeur

Lorsqu’un professeur intervenant annule sa participation pour raisons personnelles ou médicales dûment justifiées, le comité s’engage à tout mettre en oeuvre pour proposer un remplaçant de niveau équivalent, ou à défaut proposera l’annulation de classe.
Le nouveau professeur remplace le professeur empêché sans que cela ne donne droit à quelque remboursement que ce soit à partir du moment où le nombre d’heures de cours convenu est assuré sur la période.
Si le cours est annulé, un remboursement correspondant au montant des frais de cours sera issu au bénéfice de l’élève inscrit. Si l’annulation du cours intervient pendant l’académie, le montant du remboursement sera calculé au prorata temporis des cours non suivis. Les frais d’inscription ne
donnent lieu à aucun avoir ni remboursement.

d. Annulation, rattrapage ou remboursement d’un cours (catastrophe naturelle ou cas
de force majeure)

En cas de situation exceptionnelle ne permettant pas l’accès à l’Institut des personnels, des professeurs et du public (catastrophes naturelles ou phénomènes météorologiques telles que les typhons, inondations, séismes, éruptions volcaniques, chutes de neige ; ou troubles de l’ordre
public, incendies, actes criminels, situation sanitaire exceptionnelle etc.), la Direction se réserve le droit de procéder à la fermeture de l’Institut ou d’annuler les cours.
Suite à une annulation de ce type, les cours seront, dans la mesure du possible, reprogrammés en une ou plusieurs séances. Cette séance de rattrapage pourra avoir lieu sur une date et un horaire différents du planning des cours préalablement défini par le comité, et uniquement pendant les horaires d’ouverture de l’Institut. Lorsqu’aucune autre solution n’est possible, elle peut prendre la forme de cours en ligne.
Après épuisement de ces solutions, un remboursement correspondant au montant des frais de cours sera issu au bénéfice de l’élève inscrit. Si l’annulation du cours intervient pendant l’académie, le montant du remboursement sera calculé au prorata temporis des cours non suivis. Les frais
d’inscription ne donnent lieu à aucun avoir ni remboursement.

e. Modalités de remboursement

Tout remboursement sera effectué par virement bancaire dans un délai de 30 jours à réception d’une copie du livret bancaire et d’une demande de remboursement signée. Les demandes de remboursement attestent du lien de la personne inscrite avec la personne à rembourser
(notamment pour les mineurs).

5. Informations relatives aux bourses d’études

En partenariat avec l’Ecole Normale de Musique de Paris – Alfred Cortot (ENMP) des bourses sont proposées aux étudiants les plus méritants dans le cadre de l’académie de musique. Leur nombre est défini chaque année par l’ENMP. L’IFJK décline toute responsabilité dans l’attribution des
bourses Les étudiants souhaitant bénéficier de cette bourse d’étude doivent remettre, avant le début de l’académie de musique et à la date préalablement fixée par le comité, un accord écrit pour attester que les conditions suivantes sont bien remplies :
● ne jamais avoir été inscrit à l’ENMP;
● s’engager à s’inscrire à l’ENMP pour une durée d’un an à partir de la session d’automne de la même année que leur participation à l’Académie ;
● pour les étudiants mineurs, l’accord écrit doit être accompagné de la signature des responsables légaux.